Kevytyrittäjän laskutus ulkomaille – Kattava opas

Sisällysluettelo

1. Miksi laskuttaa ulkomaille? Etätyön ja vapauden uusi aika
2. Kevytyrittäjyys pähkinänkuoressa
3. Tilanne 1: Laskutat ulkomaista asiakasta Suomesta käsin
4. Tilanne 2: Työskentelet ja laskutat ulkomailta kevytyrittäjänä
5. Muistilista kansainväliseen laskutukseen
6. Yhteenveto: Rohkeasti kohti kansainvälisiä markkinoita

Miksi laskuttaa ulkomaille? Etätyön ja vapauden uusi aika

Etätyö on mullistanut tavan, jolla suhtaudumme työntekoon. Enää emme ole sidottuja tiettyyn toimistoon tai edes kotikaupunkiin – työ kulkee mukanamme läppärin laukussa. Tämä vapaus on avannut ovia monille asiantuntijoille, jotka haluavat yhdistää työn ja matkustelun tai palvella asiakkaita ympäri maailmaa.

Kevytyrittäjyys sopii tähän uuteen maailmaan kuin nenä päähän. Se tarjoaa helpon ja riskittömän tavan testata omia siipiä yrittäjänä ilman oman yrityksen perustamisen byrokratiaa. Mutta mitä tapahtuu, kun asiakas löytyykin Suomen rajojen ulkopuolelta?

Moni kevytyrittäjä pohtii samoja kysymyksiä:

• Voinko laskuttaa ulkomailla asuvaa asiakasta?
• Miten arvonlisäveron (ALV) kanssa toimitaan?
• Entä jos haluan itse työskennellä Espanjan auringon alla – miten laskutus ja verotus silloin hoituvat?

Tämä opas on tehty juuri sinulle. Käymme läpi selkeästi ja esimerkkien avulla, miten kevytyrittäjän laskutus ulkomaille ja ulkomailla toimii. Ei enää epävarmuutta, vaan selkeitä ohjeita matkallasi kohti kansainvälisiä markkinoita!

Kevytyrittäjyys pähkinänkuoressa

Ennen kuin sukellamme syvemmälle kansainväliseen laskutukseen, kerrataan lyhyesti, mitä kevytyrittäjyys tarkoittaa.

Kevytyrittäjä on henkilö, joka myy omaa osaamistaan ja laskuttaa tekemästään työstä ilman omaa Y-tunnusta. Homma toimii laskutuspalvelun, kuten FlexWorkin, kautta.

Näin se toimii käytännössä:

1. Sovit työstä asiakkaan kanssa.
2. Teet työn valmiiksi.
3. Luo lasku helposti laskutuspalvelun järjestelmässä.
4. Laskutuspalvelu lähettää laskun asiakkaallesi, hoitaa paperityöt, verojen tilitykset ja muut velvoitteet.
5. Kun asiakas maksaa laskun, laskutuspalvelu maksaa rahat sinulle palkkana.

Kevytyrittäjyys on siis joustava tapa työllistää itsesi ja keskittyä olennaiseen – eli siihen työhön, josta nautit. Se on täydellinen ratkaisu esimerkiksi opintojen tai palkkatyön oheen tai vaikka kokoaikaiseksi tavaksi toimia yrittäjämäisesti.

Tilanne 1: Laskutat ulkomaista asiakasta Suomesta käsin

Tämä on yleisin tilanne: asut Suomessa, mutta asiakkaasi on toisessa maassa. Olitpa sitten graafinen suunnittelija, kääntäjä tai IT-konsultti, maailma on täynnä potentiaalisia asiakkaita. Laskun lähettäminen ulkomaille on aivan yhtä helppoa kuin Suomeen, kunhan muistat muutaman tärkeän asian, jotka liittyvät arvonlisäveroon (ALV).

Arvonlisävero (ALV) – Miten se toimii kansainvälisessä kaupassa?

Arvonlisävero on kulutusvero, joka lisätään useimpien tavaroiden ja palveluiden hintaan. Suomessa yleinen ALV-kanta on 25.5 %. Kun laskutat suomalaista asiakasta, lisäät tämän veron laskun loppusummaan.

Kansainvälisessä kaupassa säännöt kuitenkin muuttuvat. Se, miten ALV käsitellään, riippuu kolmesta asiasta:

1. Myytkö palvelua vai tavaraa? (Kevytyrittäjät myyvät lähes aina palveluita.)
2. Onko asiakkaasi yritys (B2B) vai yksityishenkilö (B2C)?
3. Sijaitseeko asiakkaasi toisessa EU-maassa vai EU:n ulkopuolella?

Käydään nämä tilanteet läpi esimerkkien avulla.

Laskutus EU-alueen yritysasiakkaalle (B2B)

Kun myyt palvelun toisessa EU-maassa sijaitsevalle yritykselle, jolla on voimassa oleva ALV-tunniste (VAT number), käytetään yleensä käännettyä verovelvollisuutta (Reverse Charge).

Mitä käännetty verovelvollisuus tarkoittaa? Se tarkoittaa, että sinä myyjänä et lisää laskuun suomalaista arvonlisäveroa. Sen sijaan ostaja on velvollinen laskemaan ja maksamaan arvonlisäveron omassa maassaan oman maansa sääntöjen mukaan.

Tämä yksinkertaistaa kaupankäyntiä huomattavasti.

Toimi näin:

1. Pyydä asiakkaaltasi hänen ALV-tunnisteensa (VAT ID). Se on pakollinen tieto. Voit tarkistaa tunnisteen voimassaolon EU:n VIES-palvelusta.
2. Luo lasku ilman arvonlisäveroa. Merkitse ALV-kannaksi 0 %.
3. Lisää laskulle asiakkaan ALV-tunniste.
4. Lisää laskulle maininta käännetystä verovelvollisuudesta. Voit kirjoittaa esimerkiksi:
   • “Reverse charge” (kansainvälisesti ymmärretty)
   • “VAT 0 %, EU-myynti"
   • "ALV 0 %, palvelun myynti toiseen EU-maahan, AVL 65 §“

Esimerkki: Maria on suomalainen markkinointikonsultti. Hän tekee projektin saksalaiselle yritykselle Berliinissä. Maria pyytää asiakkaalta tämän ALV-tunnisteen (esim. DE123456789), lisää sen laskulle ja merkitsee ALV-kannaksi 0 %. Laskulle hän kirjoittaa “Reverse charge”. Saksalainen yritys hoitaa verot Saksan päässä.

Laskutus EU-alueen yksityishenkilölle (B2C)

Jos asiakkaasi on yksityishenkilö toisessa EU-maassa, tilanne on erilainen. Pääsääntöisesti myyt palvelun suomalaisella arvonlisäverolla (25.5 %).

Toimit siis aivan samoin kuin laskuttaisit suomalaista kuluttaja-asiakasta. Lisäät laskun loppusummaan 25.5 % arvonlisäveron, ja laskutuspalvelu hoitaa sen tilittämisen Suomen verottajalle.

Esimerkki: Pekka on personal trainer ja myy etävalmennuspaketin yksityishenkilölle Ruotsiin. Koska asiakas on kuluttaja, Pekka tekee laskun, johon lisätään normaali 25.5 % ALV.

Huom! Tietyissä digitaalisissa palveluissa (tele-, lähetys- ja sähköiset palvelut) on erityissääntöjä. Jos myynti näissä palveluissa ylittää 10 000 euron vuosirajan EU-kuluttajille, vero tulee maksaa ostajan maahan. Tällöin käytetään EU:n arvonlisäveron erityisjärjestelmää (OSS-järjestelmä). Kevytyrittäjänä sinun ei yleensä tarvitse huolehtia tästä, sillä laskutuspalvelu ohjeistaa tarvittaessa.

Laskutus EU:n ulkopuolelle

Kun asiakkaasi sijaitsee EU:n ulkopuolella, esimerkiksi Yhdysvalloissa, Norjassa tai Isossa-Britanniassa, palvelun myynti on yleensä arvonlisäverotonta. Tässä ei ole väliä, onko asiakas yritys vai yksityishenkilö.

Myynti EU:n ulkopuolelle katsotaan palveluvienniksi, ja se on lähes aina ALV 0 %.

Toimi näin:

1. Luo lasku ilman arvonlisäveroa. Merkitse ALV-kannaksi 0 %.
2. Lisää laskulle maininta, joka selventää verottomuuden syyn. Esimerkiksi:
   • “VAT 0 %, sale of services outside the EU"
   • "ALV 0 %, palvelun myynti EU:n ulkopuolelle”

Esimerkki: Tiina on web-kehittäjä ja suunnittelee verkkosivut amerikkalaiselle startup-yritykselle. Hän tekee laskun dollareina ja merkitsee ALV-kannaksi 0 %. Laskulle hän lisää maininnan “VAT 0 %, sale of services outside the EU”.

Mitä tietoja laskulla tulee olla?

Kansainvälisessä laskussa tulee olla samat perustiedot kuin kotimaisessakin, mutta muutama lisäys on tärkeä:

• Omat tietosi (Laskutuspalvelun nimi, Y-tunnus ja osoite)
• Asiakkaan täydellinen nimi ja osoite
• Laskun päiväys ja numero
• Työn kuvaus (Mitä olet myynyt?)
• Hinta (eriteltynä ilman veroa)
• ALV-kanta ja veron määrä (vaikka se olisi 0 %)
• Loppusumma
• Maksuehdot ja eräpäivä

Kansainvälisessä laskussa lisäksi:

• Asiakkaan ALV-tunniste (jos kyseessä on EU:n sisäinen yritysmyynti)
• Selkeä maininta verottomuuden perusteesta (esim. “Reverse charge”)
• IBAN-tilinumero ja BIC/SWIFT-koodi pankkisiirtoa varten.

Laskutuspalvelut, kuten FlexWork, luovat automaattisesti oikeanlaiset laskupohjat, joten sinun tarvitsee vain syöttää oikeat tiedot.

Tilanne 2: Työskentelet ja laskutat ulkomailta kevytyrittäjänä

Entä jos sinä olet se, joka pakkaa laukut ja suuntaa ulkomaille? Voitko jatkaa kevytyrittäjänä ja käyttää suomalaista laskutuspalvelua? Kyllä voit!

Tässä tilanteessa arvonlisäverosäännöt pysyvät samoina kuin yllä, koska toimit edelleen suomalaisen laskutuspalvelun kautta. Tärkeämmäksi kysymykseksi nousevat kuitenkin verotus ja sosiaaliturva. Ne riippuvat siitä, kuinka kauan aiot oleskella ulkomailla.

Lyhytaikainen oleskelu ulkomailla (alle 6 kuukautta)

Jos teet töitä ulkomailta käsin tilapäisesti, esimerkiksi muutaman viikon tai kuukauden, asiat ovat yleensä yksinkertaisia.

• Verotus: Olet edelleen yleisesti verovelvollinen Suomeen. Tämä tarkoittaa, että maksat verosi normaalisti Suomeen kaikista tuloistasi, myös ulkomailla ansaitsemistasi. Laskutuspalvelu tekee palkastasi ennakonpidätyksen Suomen verokorttisi mukaan, aivan kuten ennenkin.
• Sosiaaliturva: Kuulut edelleen Suomen sosiaaliturvan piiriin. Sinulla on oikeus Kelan etuuksiin ja sinulle kertyy suomalaista työeläkettä.

Vinkki: Jos työskentelet toisessa EU/ETA-maassa, Sveitsissä tai Isossa-Britanniassa, hae Kelasta A1-todistus. Se todistaa, että kuulut Suomen sosiaaliturvaan, eikä sinulta voida periä sosiaaliturvamaksuja myös työskentelymaassa.

Laskuttaminen hoituu siis aivan samalla tavalla kuin Suomesta käsin. Tarvitset vain toimivan nettiyhteyden.

Pitkäaikainen oleskelu ulkomailla (yli 6 kuukautta)

Jos oleskelusi ulkomailla kestää yli kuusi kuukautta, tilanne muuttuu monimutkaisemmaksi. Tällöin sinusta voi tulla työskentelymaan verovelvollinen ja voit siirtyä sen maan sosiaaliturvan piiriin.

Nämä asiat ovat hyvin maakohtaisia ja riippuvat kansainvälisistä verosopimuksista.

Verovelvollisuus ja sosiaaliturva – tärkeimmät käsitteet

Yleinen verovelvollisuus Suomeen:

• Päättyy yleensä, kun muutat pysyvästi ulkomaille.
• Suomen kansalaisilla on kuitenkin ns. kolmen vuoden sääntö. Vaikka muuttaisit ulkomaille, sinua pidetään Suomeen yleisesti verovelvollisena muuttovuoden ja kolmen seuraavan vuoden ajan, ellet itse osoita, ettei sinulla ole enää olennaisia siteitä Suomeen (esim. perhettä, asuntoa tai sosiaaliturvaa).

Paikallinen verovelvollisuus:

• Jos oleskelet maassa yli 183 päivää (noin 6 kk) vuodessa, sinusta tulee todennäköisesti kyseisen maan verovelvollinen. Tällöin työskentelymaa saa oikeuden verottaa siellä tekemästäsi työstä saamaasi tuloa.

Sosiaaliturva:

• Pääsääntöisesti kuulut sen maan sosiaaliturvaan, jossa työskentelet. Jos muutat pysyvästi pois Suomesta, oikeutesi Suomen sosiaaliturvaan yleensä päättyy.

Tärkeää: Jos suunnittelet pidempää oleskelua ulkomailla, selvitä aina oma tilanteesi etukäteen. Ota yhteyttä Suomen Verohallintoon ja Kelaan sekä kohdemaan viranomaisiin. Ammattilaisen, kuten veroasiantuntijan, apu voi olla myös tarpeen.

Miten käytän suomalaista laskutuspalvelua ulkomailta?

Voit jatkaa suomalaisen laskutuspalvelun käyttöä, vaikka asuisitkin ulkomailla. On kuitenkin sinun vastuullasi selvittää ja hoitaa vero- ja sosiaaliturvavelvoitteesi asuinmaahasi.

Käytännössä tämä tarkoittaa, että:

1. Laskutuspalvelu maksaa sinulle palkan ja tekee siitä ennakonpidätyksen Suomeen, ellet toimita heille todistusta siitä, ettet ole enää Suomeen verovelvollinen (esim. lähdeverokortti).
2. Sinun tulee itse ilmoittaa tulosi asuinmaasi verottajalle ja maksaa verot sinne paikallisten sääntöjen mukaan.
3. Voit hakea kaksinkertaisen verotuksen poistamista. Tämä tarkoittaa, että Suomeen mahdollisesti maksettu vero hyvitetään asuinmaasi verotuksessa.

Tämä vaatii hieman enemmän oma-aloitteisuutta, mutta on täysin mahdollista.

Muistilista kansainväliseen laskutukseen

Kansainvälinen laskutus voi aluksi tuntua monimutkaiselta, mutta kun perusasiat ovat hallussa, se on helppoa. Tässä vielä tiivis muistilista avuksesi.

• Selvitä asiakkaan status: Onko asiakas yritys vai yksityishenkilö? Sijaitseeko hän EU:ssa vai sen ulkopuolella?
• EU-yritysasiakas (B2B): Pyydä ALV-tunniste ja käytä käännettyä verovelvollisuutta (ALV 0 %). Muista maininta laskulla!
• EU-kuluttaja-asiakas (B2C): Laskuta normaalisti Suomen arvonlisäverolla (25.5 %).
• Asiakas EU:n ulkopuolella: Laskutus on lähes aina arvonlisäverotonta (ALV 0 %).
• Tarkista laskun tiedot: Varmista, että kaikki tarvittavat tiedot löytyvät laskulta, mukaan lukien IBAN ja BIC.
• Työskentely ulkomailla:
  • Alle 6 kk: Olet yleensä verovelvollinen Suomeen ja kuulut Suomen sosiaaliturvaan. Hae A1-todistus EU-alueella työskennellessäsi.
  • Yli 6 kk: Selvitä verovelvollisuutesi ja sosiaaliturvasi kohdemaassa. Ota yhteyttä Verohallintoon ja Kelaan.
• Kysy apua: Jos olet epävarma, älä epäröi kysyä neuvoa laskutuspalvelusi asiakaspalvelusta tai suoraan verottajalta.

Yhteenveto: Rohkeasti kohti kansainvälisiä markkinoita

Maailma on pienentynyt, ja osaamisellesi on kysyntää kaikkialla. Kevytyrittäjänä sinulla on upea mahdollisuus palvella asiakkaita ympäri maailmaa tai tehdä unelmistasi totta ja työskennellä sieltä, mistä olet aina haaveillut.

Kansainvälinen laskutus vaatii hieman perehtymistä erityisesti arvonlisäveron ja verotuksen osalta, mutta säännöt ovat loppujen lopuksi loogisia. Kun opit perusperiaatteet, laskun lähettäminen Berliiniin on yhtä vaivatonta kuin laskun lähettäminen naapurikuntaan.

Muista, että et ole yksin. Laskutuspalvelut on luotu helpottamaan yrittäjämäistä toimintaa, ja niiden asiakaspalvelu auttaa sinua mielellään kaikissa kysymyksissä.

Älä siis anna rajojen rajoittaa sinua. Tartu tilaisuuteen, laajenna verkostojasi ja vie osaamisesi maailmalle