Возмещение расходов для легких предпринимателей

Возмещение расходов покрывает затраты, которые напрямую связаны с работой. Возмещение расходов не считается зарплатой, поэтому налоги или связанные с зарплатой сборы на них не начисляются.

В налоговой практике допускается, что компания, предоставляющая услуги по выставлению счетов, также может выплачивать возмещение транспортных расходов без налогообложения на основании служебной записки о командировке, если такая компания и исполнитель работы договорились, что оплата труда будет производиться в форме заработной платы.

Транспортные расходы включают:

• Возмещение за километры
• Суточные
• Компенсации за питание

Решение Налоговой администрации о налоговых льготах на возмещение транспортных расходов в 2025 году

Компании по выставлению счетов предлагают фрилансерам возможность выставлять счета клиентам без необходимости создания собственной компании. Однако обработка возмещения транспортных расходов в таких случаях может вызывать вопросы, особенно с точки зрения налогообложения. Здесь представлено краткое изложение последних руководств Налоговой администрации Финляндии по возмещению транспортных расходов при удержании налога у источника, обновленных на основе KVL 18/2024.

Условия для налогового освобождения возмещений

Компания по выставлению счетов может выплачивать налогово-освобожденные возмещения транспортных расходов фрилансерам при выполнении следующих условий:

• Вознаграждение за работу согласовано как заработная плата
• Возмещение транспортных расходов основано на служебной записке
• Возмещение соответствует ежегодным временным и километражным ограничениям, установленным Налоговой администрацией

Если эти условия не выполнены, возмещение рассматривается как заработная плата и облагается налогом.

Служебная записка

Служебная записка должна содержать:

• Цель поездки
• Место назначения
• Маршрут
• Способ передвижения
• Время начала и окончания поездки

Детали служебной записки можно легко добавить в нашу систему при создании счета. На возмещение можно подать только километраж, но не другие автомобильные расходы, такие как жидкость для омывателя стекла.

Ссылки на руководства Налоговой администрации

Руководство Налоговой администрации по налогово-освобожденным возмещениям расходов (12.11.2024)

Специализированные отрасли включают, например, строительство, земляные работы и лесное хозяйство. В этих отраслях рабочие места часто меняются, и сотрудники, как правило, работают на каждом месте в течение короткого периода.

Суточные

Согласно руководствам налоговых органов, работодатель может выплачивать суточные без налогообложения работнику специализированной отрасли только в том случае, если работник ночует во время командировки. Работодатель может выплачивать суточные без налогообложения, если выполняются все следующие условия:

• Работник является сотрудником специализированной отрасли
• Работник ночевал во время командировки в арендованном жилье или жилье, предоставленном работодателем, и пребывание в этом жилье или поблизости не превышает временных ограничений, указанных в разделе 72 a Налогового кодекса (TVL)
• Работник имеет основное место жительства (дом) в другом месте
• Соблюдены временные и дистанционные требования, установленные решением Налоговой администрации о расходах
• Командировка не была прервана из-за отпуска или выходных (суточные не выплачиваются за периоды, когда командировка была прервана)

Компенсация за питание

Компенсация за питание, полученная от работодателя во время командировки, является доходом, освобожденным от налогов. Для специализированных отраслей налоговое освобождение для компенсации за питание не имеет тех же требований по продолжительности или расстоянию, как для суточных. Однако освобождение от налогообложения требует, чтобы у работника не было доступа к организованному работодателем питанию на рабочем месте или поблизости от него (TVL Раздел 71, Пункт 2).

Работодатель не может выплачивать компенсацию за питание сотруднику в дополнение к суточным.

Ссылки на руководства Налоговой администрации

Расходы на поездки для работников специализированных отраслей (1.1.2025)

Возмещение за километры во время командировки является налогово-освобожденным пособием, если оно основано на фактических расходах работника на поездки и соответствует ежегодным максимальным лимитам, установленным Налоговой администрацией. Налоговое освобождение требует, чтобы возмещение за километры касалось поездок к специальному месту работы и было должным образом задокументировано в служебной записке.

В специализированных отраслях, таких как строительство, налогово-освобожденный статус возмещения за километры требует, чтобы поездки не были между обычным рабочим местом работника и домом. Поездки должны быть связаны с мобильной работой или заданиями, направленными к специальному месту работы. Временные и километровые лимиты, указанные в решении Налоговой администрации о расходах, являются ключевыми для определения налогово-освобожденного статуса возмещения.

Возмещение за километры не может быть выплачено без налогообложения, если служебная записка не была подана или если компания по выставлению счетов не может подтвердить подлинность поездок и основания для возмещения. В таких случаях возмещение рассматривается как заработная плата.

Суточные — это налогово-освобожденное возмещение работнику за увеличенные расходы на проживание, понесенные во время командировки. Налоговое освобождение требует, чтобы командировка проходила за пределами основного рабочего места работника и соответствовала временным и дистанционным требованиям, установленным решением Налоговой администрации о расходах.

Налогово-освобожденный статус суточных требует, чтобы командировка длилась более 6 часов (частичные суточные) или 10 часов (полные суточные). Кроме того, поездка должна быть не менее чем в 15 километрах от основного рабочего места или дома работника. В служебной записке должны быть указаны время начала и окончания поездки, а также место назначения.

Суточные не могут быть выплачены без налогообложения, если продолжительность или расстояние поездки не соответствуют требованиям, установленным Налоговой администрацией. В таких случаях суточные рассматриваются как заработная плата и сообщаются в реестр доходов наряду с другими выплатами заработной платы. В специализированных отраслях, таких как лесное хозяйство и строительство, налогово-освобожденный статус суточных определяется частично по другим критериям.

Если невозможно пообедать в обычном месте приема пищи и за те же дни не выплачиваются суточные, питание во время рабочего времени может быть включено в расходы на питание. Максимальная сумма компенсации за питание составляет 13,25 евро (в 2025 году).

Выплата компенсации за питание требует, чтобы за командировку не выплачивались суточные, и чтобы работник не мог, по рабочим причинам, сделать перерыв на обед в своем обычном месте приема пищи. Квитанции за питание и подтверждение необходимости компенсации (например, мобильная работа) должны быть лично сохранены для последующего предоставления.

Покупки, которые могут предполагать личное использование или иметь долгосрочную полезность, не принимаются в качестве возмещаемых расходов. Например, одежда, телефон или компьютер не могут быть заявлены как возмещаемые расходы легким предпринимателем. Однако их можно вычесть как связанные с доходами расходы в личном налогообложении.

Компенсация за питание и километры всегда выплачивается на основе их налоговой стоимости и должна быть подтверждена служебной запиской.

Многие расходы, которые не могут быть вычтены через службу выставления счетов, подлежат вычету в личном налогообложении.

Ссылки на руководства налоговой администрации

Компенсация за питание и километры всегда выплачивается на основе их налоговой стоимости и должна быть подтверждена служебной запиской.

Расчет налогооблагаемого дохода в личном налогообложении